En bref
Pour garder la mémoire d’un événement associatif, il faut penser à trois choses :
- Que chacun photographie son côté de la fête, pas seulement « le photographe » : les bénévoles aussi doivent apparaître.
- Que ce soit gratuit, simple et sans compte : vos adhérents n’ont pas tous le même téléphone, ni le même âge.
- Que quelqu’un décide de ce qui s’affiche et se garde, surtout quand il y a des enfants ou des personnes qui ne souhaitent pas apparaître.
Ce guide passe en revue les formats d’événement (kermesse, fête de village, gala, assemblée générale), compare les façons de faire, EventSlide compris, et est utile même si vous n’utilisez pas mon outil.
Quelles solutions pour une association ?
Je construis EventSlide. Il figure dans le tableau, et il n’est pas la bonne solution pour tout le monde.
| Solution | Ce qui va bien à une association | Ce qui peut gêner |
|---|---|---|
| Un groupe de messagerie ou un groupe sur un réseau social | Gratuit, déjà là, tout le monde connaît | Il faut y être inscrit ; photos réduites et noyées ; les photos restent dans un service dont on ne maîtrise pas les règles |
| Un album partagé en ligne | Un seul endroit, souvent gratuit jusqu’à une certaine taille | Compte ou appli selon l’outil ; pas de projection ; on regarde après la fête |
| Un photographe bénévole | De belles photos, une vraie couverture de l’événement | Une personne en moins à la fête, et un goulot : tout passe par elle |
| Un mur photo en direct (EventSlide) | Les photos de tous, affichées pendant la fête, sans appli ni compte pour les participants ; gratuit, sur invitation ; libre | Un écran, un ordinateur, du réseau ; quelqu’un pour valider ; pas de facture ni de support, et pas de garantie de disponibilité |
Si votre association a quelqu’un d’à l’aise avec l’informatique, EventSlide est aussi un logiciel libre (AGPL-3.0) que l’on peut installer chez soi : les photos restent alors chez vous.
Kermesse, fête de village, gala, assemblée : ce qui change
La kermesse et la fête de village
C’est la journée la plus photographiée et la plus dispersée : plusieurs stands, des enfants qui courent, des parents qui regardent ailleurs, du monde qui arrive et repart.
- Un QR code à plusieurs endroits. L’entrée, la buvette, chaque stand. Des affiches A5 ou A4, que l’application prépare, avec le QR code et, si vous voulez, le logo de l’association au centre.
- Un écran près de la buvette. C’est là qu’on s’arrête : on se cherche sur le mur, on envoie la photo de la table d’à côté.
- Dehors, la lumière. Un vidéoprojecteur ne se voit pas en plein jour : une télévision à l’ombre ou un projecteur sous une tente fermée marche mieux. Prévoyez aussi l’électricité (une rallonge, ou un groupe électrogène autorisé) et le réseau (le partage de connexion d’un téléphone peut suffire pour l’ordinateur du mur).
- Pas d’écran ? Alors le QR code ne sert qu’à rassembler les photos. Pour cela, un album partagé ou un groupe de messagerie convient aussi.
Le gala ou le repas dansant
C’est une soirée comme les autres, et tout ce que dit le guide Projeter les photos pendant la soirée s’applique : écran, branchement, veille de l’ordinateur, réseau, test. Mosaïque ou collage pour un mur très rempli ; vidéos de 15 secondes pour la piste ; défi photo entre deux danses.
L’assemblée générale
Moins festive, mais l’occasion de montrer l’année écoulée. La salle a souvent déjà un écran ou un projecteur, ce qui simplifie le branchement. Lancez le mur à l’accueil : les adhérents envoient en arrivant une photo d’une activité de l’année, et le mur la passe pendant le café. Le livre d’or écrit permet de laisser un mot de remerciement aux bénévoles, pendant la réunion et jusqu’à sept jours après.
Un souvenir pour les bénévoles
Les bénévoles sont ceux dont on a le moins de photos, et ceux qui en ont le plus besoin : pour le bulletin, pour la page de l’association, pour se rappeler pourquoi on fait tout ça.
- Une consigne dédiée. « La photo d’un bénévole en plein effort » (ou « d’un bénévole content ») donne envie de les photographier. Avec EventSlide, ces consignes sont des missions que l’hôte écrit lui-même et que les invités voient comme une liste à cocher. D’autres idées de missions sont prêtes à copier.
- Un défi photo pour réveiller un moment creux. Avec EventSlide, on peut lancer un défi de 1, 2, 5 ou 10 minutes, à partir d’une de vos missions, d’une idée proposée ou d’un texte libre : un compte à rebours sur le mur et sur chaque téléphone.
- Un mot pour l’équipe. Un message d’accueil et le logo de l’association accueillent les participants sur leur téléphone. Ils peuvent ensuite laisser un petit mot (500 caractères, trois par personne), que vous validez comme une photo.
- Un compteur de souvenirs. Si vous l’activez, le mur affiche « 17 souvenirs partagés » en haut de l’écran : on voit la fête se remplir, sans nommer personne.
- Un livre photo en PDF. Après la fête, en un clic, avec une ou quatre photos par page : de quoi remercier les bénévoles autrement que par un message.
Enfants, droit à l’image, confiance
Une association photographie souvent des enfants et des personnes qui ne se sont pas inscrites à une séance photo. Quelques précautions, de bon sens, qui ne remplacent pas un avis juridique :
- Prévenez à l’avance. Une ligne sur l’invitation ou l’affiche : « des photos seront prises et projetées pendant la fête ».
- Gardez la modération. Avec EventSlide, la validation manuelle est le réglage par défaut sans modèle ; les modèles Anniversaire et Soirée publient sans validation, donc vérifiez le réglage Modération. Pour une kermesse, gardez la validation. Désignez deux personnes qui valident depuis leur téléphone, en se relayant : elles sont invitées par e-mail (invitation valable sept jours) et créent un compte, alors que « sans appli ni compte » ne vaut que pour les participants. Invitez-les quelques jours avant.
- Les participants sont informés avant leur première photo de ce qui se passe avec elle : qui la voit, si elle passe d’abord par la modération, combien de temps elle est gardée, et comment la faire retirer. Un invité peut aussi effacer lui-même tout ce qu’il a envoyé.
- Les données de localisation sont retirées de chaque photo à son arrivée : l’endroit où l’on se trouve ne part pas avec elle.
- Choisissez la durée de conservation. Elle se règle dans les réglages de l’événement ; décidez-la avant la fête, pas après.
Si un parent demande le retrait d’une photo, un modérateur peut la retirer du mur. Dites-le sur l’affiche : cela rassure plus qu’un long règlement.
Ce qu’il faut prévoir, concrètement
- Un écran et un ordinateur qui affichent le mur en plein écran, branchés au secteur, mise en veille coupée. Le guide Projeter les photos pendant la soirée détaille tout cela.
- Une connexion. Avec le service hébergé, le mur dépend du réseau du lieu. Si le réseau est faible, les envois attendent sur les téléphones et repartent d’eux-mêmes, et le mur continue de passer les photos déjà reçues.
- Des QR codes imprimés. Cartes de table A6 (quatre par feuille) pour un gala, affiches A5 ou A4 pour une kermesse, à imprimer depuis le navigateur. Le guide QR code pour partager les photos d’une soirée explique la taille et l’emplacement.
- Un réglage à vérifier. Vérifiez le réglage Modération avant la fête : les modèles Anniversaire et Soirée publient sans validation.
- Un bénévole « accueil photo ». Il montre le geste à ceux qui hésitent : on scanne, on choisit une photo, on envoie, le prénom est facultatif. Quelques secondes suffisent, et ils le montreront à leur tour.
- Plusieurs langues. L’appli parle français, anglais, espagnol, allemand et italien : utile si vos adhérents ne parlent pas tous la même.
Après la fête : retrouver et partager
- Une galerie partagée. Avec EventSlide, un lien à envoyer par la newsletter ou le groupe de l’association : chacun télécharge ses photos en pleine résolution, sans les données de localisation. Le lien expire à la date que vous choisissez (de 1 à 90 jours, 30 par défaut), peut demander un mot de passe, et vous pouvez le couper à tout moment.
- Votre album. Un ZIP en pleine résolution, y compris les photos que vous n’avez pas publiées.
- Des favoris et un montage vidéo. Pour le bulletin ou l’assemblée suivante : mettez vos photos préférées en favoris, téléchargez-les, ou demandez un montage vidéo à partir de trois favoris publiés au moins.
- Des statistiques. Les envois dans le temps, le nombre d’invités, les meilleurs contributeurs : de quoi savoir ce qui a marché, sans pistage des invités.
La page mur photo pour une association présente la journée de l’arrivée des bénévoles au lendemain. Pour comprendre le principe en trois étapes : Comment ça marche.