Kurz gesagt
Um die Erinnerung an eine Vereinsveranstaltung zu bewahren, sollten Sie an drei Dinge denken:
- Jeder fotografiert seine Seite des Festes, nicht nur „der Fotograf“: Auch die Ehrenamtlichen sollen vorkommen.
- Es ist kostenlos, einfach und ohne Konto: Ihre Mitglieder haben nicht alle dasselbe Handy und nicht alle dasselbe Alter.
- Jemand entscheidet, was angezeigt und aufbewahrt wird, vor allem, wenn Kinder dabei sind oder Personen, die nicht abgebildet werden möchten.
Dieser Ratgeber geht die Veranstaltungsformate durch (Vereinsfest, Dorffest, Gala, Mitgliederversammlung), vergleicht die Möglichkeiten, EventSlide eingeschlossen, und ist auch nützlich, wenn Sie mein Werkzeug nicht verwenden.
Welche Lösungen gibt es für einen Verein?
Ich entwickle EventSlide. Es steht in der Tabelle, und es ist nicht für alle die richtige Lösung.
| Lösung | Was zu einem Verein passt | Was stören kann |
|---|---|---|
| Eine Messenger-Gruppe oder eine Gruppe in einem sozialen Netzwerk | Kostenlos, schon vorhanden, jeder kennt sie | Man muss angemeldet sein; Fotos werden verkleinert und gehen unter; die Fotos bleiben in einem Dienst, dessen Regeln man nicht bestimmt |
| Ein geteiltes Online-Album | Ein einziger Ort, oft bis zu einer bestimmten Größe kostenlos | Je nach Werkzeug Konto oder App; keine Projektion; man schaut es nach dem Fest an |
| Ein ehrenamtlicher Fotograf | Schöne Fotos, eine richtige Dokumentation der Veranstaltung | Eine Person weniger auf dem Fest und ein Nadelöhr: Alles läuft über sie |
| Eine Fotowand in Echtzeit (EventSlide) | Die Fotos aller, während des Festes angezeigt, ohne App und ohne Konto für die Teilnehmenden; kostenlos, nur auf Einladung; freie Software | Ein Bildschirm, ein Computer, Netz; jemand, der freigibt; keine Rechnung und kein Support, keine Verfügbarkeitsgarantie |
Hat Ihr Verein jemanden, der sich mit Computern auskennt: EventSlide ist auch freie Software (AGPL-3.0), die Sie selbst installieren können: Die Fotos bleiben dann bei Ihnen.
Vereinsfest, Dorffest, Gala, Versammlung: was sich ändert
Das Vereinsfest und das Dorffest
Das ist der am meisten fotografierte und zugleich verstreuteste Tag: mehrere Stände, rennende Kinder, Eltern, die woanders hinsehen, Leute, die kommen und gehen.
- Ein QR-Code an mehreren Orten. Eingang, Getränkestand, jeder Stand. Plakate in A5 oder A4, die die Anwendung vorbereitet, mit dem QR-Code und, wenn Sie möchten, dem Logo des Vereins in der Mitte.
- Ein Bildschirm in der Nähe des Getränkestands. Dort bleibt man stehen: Man sucht sich auf der Wand und sendet das Foto vom Nebentisch.
- Draußen: das Licht. Ein Beamer ist am hellen Tag nicht zu sehen: Ein Fernseher im Schatten oder ein Beamer unter einem geschlossenen Zelt funktioniert besser. Planen Sie auch den Strom ein (ein Verlängerungskabel oder ein zugelassenes Stromaggregat) und das Netz (der Hotspot eines Handys kann für den Computer der Wand genügen).
- Kein Bildschirm? Dann dient der QR-Code nur dazu, die Fotos zu sammeln. Dafür genügen auch ein geteiltes Album oder eine Messenger-Gruppe.
Die Gala oder das Tanzfest
Das ist ein Abend wie jeder andere, und alles, was der Ratgeber Gästefotos live zeigen sagt, gilt: Bildschirm, Anschluss, Ruhezustand des Computers, Netz, Test. Mosaik oder Collage für eine sehr volle Wand; Videos von 15 Sekunden für die Tanzfläche; Foto-Challenge zwischen zwei Tänzen.
Die Mitgliederversammlung
Weniger festlich, aber die Gelegenheit, das vergangene Jahr zu zeigen. Der Saal hat oft schon einen Bildschirm oder Beamer, was den Anschluss vereinfacht. Starten Sie die Wand beim Empfang: Die Mitglieder senden beim Ankommen ein Foto von einer Aktivität des Jahres, und die Wand zeigt es beim Kaffee. Mit dem geschriebenen Gästebuch lässt sich den Ehrenamtlichen ein Dankeswort hinterlassen, während der Versammlung und bis zu sieben Tage danach.
Eine Erinnerung für die Ehrenamtlichen
Von den Ehrenamtlichen gibt es die wenigsten Fotos, und sie brauchen sie am meisten: für das Vereinsheft, für die Seite des Vereins, um sich zu erinnern, warum man das alles macht.
- Eine eigene Aufgabe. „Das Foto einer Helferin mitten in der Arbeit“ (oder „eines gut gelaunten Helfers“) weckt die Lust, sie zu fotografieren. Bei EventSlide sind solche Aufgaben Missionen, die der Gastgeber selbst schreibt und die die Gäste als Liste zum Abhaken sehen. Weitere Ideen für Missionen liegen zum Kopieren bereit.
- Eine Foto-Challenge gegen ein Stimmungstief. Bei EventSlide lässt sich eine Challenge von 1, 2, 5 oder 10 Minuten starten, ausgehend von einer Ihrer Missionen, einer vorgeschlagenen Idee oder einem freien Text: ein Countdown auf der Wand und auf jedem Handy.
- Ein Wort für das Team. Eine Begrüßung und das Logo des Vereins empfangen die Teilnehmenden auf ihrem Handy. Sie können danach ein paar Zeilen hinterlassen (500 Zeichen, drei pro Person), die Sie wie ein Foto freigeben.
- Ein Erinnerungszähler. Wenn Sie ihn aktivieren, zeigt die Wand oben auf dem Bildschirm „17 Erinnerungen geteilt“: Man sieht, wie sich das Fest füllt, ohne jemanden zu nennen.
- Ein Fotobuch als PDF. Nach dem Fest, mit einem Klick, mit einem oder vier Fotos pro Seite: ein Weg, den Ehrenamtlichen anders als mit einer Nachricht zu danken.
Kinder, Recht am eigenen Bild, Vertrauen
Ein Verein fotografiert oft Kinder und Personen, die sich nicht für ein Fotoshooting angemeldet haben. Ein paar Vorsichtsmaßnahmen mit gesundem Menschenverstand, die keine Rechtsberatung ersetzen:
- Sagen Sie es vorher an. Eine Zeile auf der Einladung oder dem Plakat: „Während des Festes werden Fotos gemacht und gezeigt.“
- Behalten Sie die Moderation bei. Bei EventSlide ist die manuelle Freigabe die Standardeinstellung ohne Vorlage; die Vorlagen Geburtstag und Party veröffentlichen ohne Freigabe, prüfen Sie also die Einstellung Moderation. Behalten Sie bei einem Vereinsfest die Freigabe bei. Bestimmen Sie zwei Personen, die sich abwechselnd von ihrem Handy aus um die Freigabe kümmern: Sie werden per E-Mail eingeladen (Einladung sieben Tage gültig) und legen ein Konto an, während „ohne App und ohne Konto“ nur für die Teilnehmenden gilt. Laden Sie sie ein paar Tage vorher ein.
- Die Teilnehmenden werden vor ihrem ersten Foto informiert, was damit geschieht: wer es sieht, ob es zuerst durch die Moderation geht, wie lange es aufbewahrt wird und wie man es entfernen lässt. Ein Gast kann auch selbst alles löschen, was er gesendet hat.
- Standortdaten werden entfernt, sobald jedes Foto ankommt: Der Ort, an dem man sich befindet, reist nicht mit.
- Wählen Sie die Aufbewahrungsdauer. Sie wird in den Einstellungen der Veranstaltung festgelegt; entscheiden Sie sie vor dem Fest, nicht danach.
Verlangt ein Elternteil die Entfernung eines Fotos, kann ein Moderator es von der Wand nehmen. Sagen Sie das auf dem Plakat: Das beruhigt mehr als eine lange Hausordnung.
Was Sie konkret einplanen sollten
- Einen Bildschirm und einen Computer, die die Wand im Vollbild zeigen, am Strom angeschlossen, Ruhezustand ausgeschaltet. Der Ratgeber Gästefotos live zeigen beschreibt das alles im Einzelnen.
- Eine Verbindung. Beim gehosteten Dienst hängt die Wand am Netz des Ortes. Ist das Netz schwach, warten die Sendungen auf den Handys und gehen von selbst wieder raus, und die Wand zeigt weiter die bereits eingegangenen Fotos.
- Gedruckte QR-Codes. Tischkarten A6 (vier pro Blatt) für eine Gala, Plakate A5 oder A4 für ein Vereinsfest, zu drucken aus dem Browser. Der Ratgeber QR-Code: Fotos von der Feier teilen und sammeln erklärt Größe und Platzierung.
- Eine Einstellung prüfen. Kontrollieren Sie die Einstellung Moderation vor dem Fest: Die Vorlagen Geburtstag und Party veröffentlichen ohne Freigabe.
- Einen ehrenamtlichen „Foto-Empfang“. Er zeigt den Handgriff denen, die zögern: scannen, ein Foto auswählen, senden, der Vorname ist freiwillig. Ein paar Sekunden genügen, und sie zeigen es ihrerseits weiter.
- Mehrere Sprachen. Die App spricht Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch und Italienisch: nützlich, wenn nicht alle Ihre Mitglieder dieselbe Sprache sprechen.
Nach dem Fest: wiederfinden und teilen
- Ein geteiltes Album. Bei EventSlide ein Link, den Sie per Newsletter oder in der Gruppe des Vereins verschicken: Jeder lädt seine Fotos in voller Auflösung herunter, ohne die Standortdaten. Der Link läuft an dem von Ihnen gewählten Datum ab (von 1 bis 90 Tage, standardmäßig 30), kann ein Passwort verlangen, und Sie können ihn jederzeit abschalten.
- Ihr Album. Ein ZIP in voller Auflösung, einschließlich der Fotos, die Sie nicht veröffentlicht haben.
- Favoriten und ein Videoschnitt. Für das Vereinsheft oder die nächste Versammlung: Markieren Sie Ihre Lieblingsfotos als Favoriten, laden Sie sie herunter oder lassen Sie aus mindestens drei veröffentlichten Favoriten einen Videoschnitt erstellen.
- Statistiken. Die Sendungen im Zeitverlauf, die Zahl der Gäste, die eifrigsten Beitragenden: um zu wissen, was funktioniert hat, ohne die Gäste zu verfolgen.
Die Seite Fotowand für Vereine zeigt den Tag von der Ankunft der Ehrenamtlichen bis zum nächsten Tag. Um das Prinzip in drei Schritten zu verstehen: So funktioniert es.