En resumen
Para conservar la memoria de un evento asociativo hay que pensar en tres cosas:
- Que cada uno fotografíe su parte de la fiesta, y no solo «el fotógrafo»: los voluntarios también tienen que aparecer.
- Que sea gratis, sencillo y sin cuenta: no todos tus socios tienen el mismo móvil ni la misma edad.
- Que alguien decida lo que se muestra y lo que se guarda, sobre todo cuando hay niños o personas que no quieren aparecer.
Esta guía repasa los formatos de evento (verbena, fiesta del pueblo, gala, asamblea general), compara las formas de hacerlo, incluida EventSlide, y es útil aunque no uses mi herramienta.
¿Qué soluciones hay para una asociación?
Yo construyo EventSlide. Aparece en la tabla y no es la solución adecuada para todo el mundo.
| Solución | Lo que le viene bien a una asociación | Lo que puede molestar |
|---|---|---|
| Un grupo de mensajería o un grupo en una red social | Gratis, ya existe, todo el mundo lo conoce | Hay que estar apuntado; fotos reducidas y perdidas entre los mensajes; las fotos se quedan en un servicio cuyas normas no controlas |
| Un álbum compartido en línea | Un solo sitio, a menudo gratis hasta cierto tamaño | Cuenta o app según la herramienta; sin proyección; se mira después de la fiesta |
| Un fotógrafo voluntario | Fotos bonitas, una cobertura real del evento | Una persona menos en la fiesta y un cuello de botella: todo pasa por ella |
| Un muro de fotos en directo (EventSlide) | Las fotos de todos, mostradas durante la fiesta, sin app ni cuenta para los participantes; gratis, con invitación; libre | Una pantalla, un ordenador, red; alguien que apruebe; sin factura ni soporte y sin garantía de disponibilidad |
Si en tu asociación hay alguien que se maneja con la informática, EventSlide es además un software libre (AGPL-3.0) que se puede instalar por tu cuenta: así las fotos se quedan en tu propio equipo.
Verbena, fiesta del pueblo, gala, asamblea: lo que cambia
La verbena y la fiesta del pueblo
Es el día en que más fotos se hacen y más disperso se queda todo: varios puestos, niños corriendo, padres mirando a otro lado, gente que llega y se va.
- Un código QR en varios sitios. La entrada, la barra, cada puesto. Carteles A5 o A4, que prepara la aplicación, con el código QR y, si quieres, el logotipo de la asociación en el centro.
- Una pantalla junto a la barra. Es donde la gente se detiene: se busca en el muro y se envía la foto de la mesa de al lado.
- Al aire libre, la luz. Un proyector no se ve a plena luz del día: funciona mejor una televisión a la sombra o un proyector bajo una carpa cerrada. Prevé también la electricidad (un alargador o un generador autorizado) y la red (la conexión compartida de un móvil puede bastar para el ordenador del muro).
- ¿Sin pantalla? Entonces el código QR solo sirve para reunir las fotos. Para eso, un álbum compartido o un grupo de mensajería también valen.
La gala o la cena con baile
Es una fiesta como cualquier otra, y todo lo que dice la guía Proyectar las fotos durante la fiesta se aplica: pantalla, conexión, suspensión del ordenador, red, prueba. Mosaico o collage para un muro muy lleno; vídeos de 15 segundos para la pista; reto fotográfico entre dos bailes.
La asamblea general
Menos festiva, pero es una ocasión para mostrar el año transcurrido. La sala suele tener ya una pantalla o un proyector, lo que simplifica la conexión. Pon en marcha el muro en la recepción: los socios envían al llegar una foto de una actividad del año y el muro la pasa durante el café. El libro de honor escrito permite dejar unas palabras de agradecimiento a los voluntarios, durante la reunión y hasta siete días después.
Un recuerdo para los voluntarios
Los voluntarios son de quienes menos fotos hay, y quienes más las necesitan: para el boletín, para la página de la asociación, para recordar por qué se hace todo esto.
- Una propuesta dedicada. «La foto de un voluntario en pleno esfuerzo» (o «de un voluntario contento») da ganas de fotografiarlos. Con EventSlide, estas propuestas son misiones que escribe el propio anfitrión y que los invitados ven como una lista para marcar. Tienes más ideas de misiones listas para copiar.
- Un reto fotográfico para animar un momento flojo. Con EventSlide se puede lanzar un reto de 1, 2, 5 o 10 minutos, a partir de una de tus misiones, de una idea propuesta o de un texto libre: una cuenta atrás en el muro y en cada móvil.
- Unas palabras para el equipo. Un mensaje de bienvenida y el logotipo de la asociación reciben a los participantes en su móvil. Después pueden dejar unas palabras (500 caracteres, tres por persona), que apruebas como una foto.
- Un contador de recuerdos. Si lo activas, el muro muestra «17 recuerdos compartidos» en la parte superior de la pantalla: se ve cómo se va llenando la fiesta, sin nombrar a nadie.
- Un libro de fotos en PDF. Después de la fiesta, con un clic, con una o cuatro fotos por página: una forma de dar las gracias a los voluntarios que va más allá de un mensaje.
Niños, derecho a la propia imagen, confianza
Una asociación suele fotografiar a niños y a personas que no se han apuntado a una sesión de fotos. Algunas precauciones de sentido común, que no sustituyen a un asesoramiento jurídico:
- Avisa con antelación. Una línea en la invitación o en el cartel: «Se harán fotos y se proyectarán durante la fiesta».
- Mantén la moderación. Con EventSlide, la aprobación manual es el ajuste por defecto si no eliges plantilla; las plantillas «Cumpleaños» y «Fiesta» publican sin aprobación, así que comprueba el ajuste de Moderación. En una verbena, mantén la aprobación. Designa a dos personas que aprueben desde su móvil, turnándose: se las invita por correo electrónico (invitación válida durante siete días) y crean una cuenta, mientras que «sin app ni cuenta» solo vale para los participantes. Invítalas con unos días de antelación.
- Los participantes reciben información antes de su primera foto sobre lo que ocurre con ella: quién la ve, si pasa antes por la moderación, cuánto tiempo se conserva y cómo pedir que se retire. Un invitado también puede borrar por sí mismo todo lo que ha enviado.
- Los datos de ubicación se eliminan de cada foto al llegar: el lugar donde estás no viaja con ella.
- Elige el tiempo de conservación. Se ajusta en los ajustes del evento; decídelo antes de la fiesta, no después.
Si un padre o una madre pide que se retire una foto, un moderador puede quitarla del muro. Dilo en el cartel: tranquiliza más que un largo reglamento.
Lo que hay que prever, en concreto
- Una pantalla y un ordenador que muestren el muro a pantalla completa, enchufados a la corriente y con la suspensión desactivada. La guía Proyectar las fotos durante la fiesta lo detalla todo.
- Una conexión. Con el servicio alojado, el muro depende de la red del local. Si la red es floja, los envíos esperan en los móviles y salen por sí solos, y el muro sigue pasando las fotos ya recibidas.
- Códigos QR impresos. Tarjetas de mesa A6 (cuatro por hoja) para una gala, carteles A5 o A4 para una verbena, para imprimir desde el navegador. La guía Código QR para compartir las fotos de una fiesta explica el tamaño y la colocación.
- Un ajuste que comprobar. Comprueba el ajuste de Moderación antes de la fiesta: las plantillas «Cumpleaños» y «Fiesta» publican sin aprobación.
- Un voluntario de «recepción de fotos». Les enseña el gesto a quienes dudan: se escanea, se elige una foto, se envía, el nombre es opcional. Bastan unos segundos, y luego se lo enseñarán ellos a otros.
- Varios idiomas. La app habla francés, inglés, español, alemán e italiano: útil si no todos tus socios hablan el mismo.
Después de la fiesta: encontrar y compartir
- Un álbum compartido. Con EventSlide, un enlace para enviar por el boletín o por el grupo de la asociación: cada uno descarga sus fotos en resolución completa, sin los datos de ubicación. El enlace caduca en la fecha que elijas (de 1 a 90 días, 30 por defecto), puede pedir una contraseña y puedes cortarlo en cualquier momento.
- Tu álbum. Un ZIP en resolución completa, incluidas las fotos que no has publicado.
- Favoritas y un montaje de vídeo. Para el boletín o la siguiente asamblea: marca tus fotos preferidas como favoritas, descárgalas o pide un montaje de vídeo a partir de al menos tres favoritas publicadas.
- Estadísticas. Los envíos a lo largo del tiempo, el número de invitados, los que más han participado: lo justo para saber qué ha funcionado, sin rastrear a los invitados.
La página muro de fotos para una asociación presenta la jornada desde la llegada de los voluntarios hasta el día siguiente. Para entender el funcionamiento en tres pasos: Cómo funciona.