In breve
Per conservare la memoria di un evento associativo bisogna pensare a tre cose:
- Che ognuno fotografi il suo lato della festa, non solo «il fotografo»: anche i volontari devono comparire.
- Che sia gratuito, semplice e senza account: i tuoi soci non hanno tutti lo stesso telefono, né la stessa età.
- Che qualcuno decida cosa viene mostrato e conservato, soprattutto quando ci sono bambini o persone che non vogliono comparire.
Questa guida passa in rassegna i formati di evento (sagra, festa di paese, gala, assemblea), confronta i modi di fare, EventSlide compreso, ed è utile anche se non usi il mio strumento.
Quali soluzioni per un’associazione?
Sviluppo io EventSlide. Compare nella tabella, e non è la soluzione giusta per tutti.
| Soluzione | Cosa va bene a un’associazione | Cosa può dare fastidio |
|---|---|---|
| Un gruppo di messaggistica o un gruppo su un social | Gratuito, già lì, lo conoscono tutti | Bisogna esserci iscritti; foto ridotte e affogate; le foto restano in un servizio di cui non si controllano le regole |
| Un album condiviso online | Un solo posto, spesso gratuito fino a una certa dimensione | Account o app a seconda dello strumento; nessuna proiezione; si guarda dopo la festa |
| Un fotografo volontario | Belle foto, una vera copertura dell’evento | Una persona in meno alla festa, e un collo di bottiglia: tutto passa da lei |
| Un photo wall dal vivo (EventSlide) | Le foto di tutti, mostrate durante la festa, senza app né account per i partecipanti; gratuito, su invito; libero | Uno schermo, un computer, la rete; qualcuno che approvi; niente fattura né assistenza, e nessuna garanzia di disponibilità |
Se la tua associazione ha qualcuno a suo agio con l’informatica, EventSlide è anche un software libero (AGPL-3.0) che si può installare sul proprio server: le foto restano allora da te.
Sagra, festa di paese, gala, assemblea: cosa cambia
La sagra e la festa di paese
È la giornata più fotografata e più dispersa: più stand, bambini che corrono, genitori che guardano altrove, gente che arriva e se ne va.
- Un QR code in più punti. L’ingresso, il chiosco delle bibite, ogni stand. Locandine A5 o A4, che l’app prepara, con il QR code e, se vuoi, il logo dell’associazione al centro.
- Uno schermo vicino al chiosco. È lì che ci si ferma: ci si cerca sul muro, si invia la foto del tavolo accanto.
- All’aperto, la luce. Un videoproiettore non si vede in pieno giorno: una televisione all’ombra o un proiettore sotto un tendone chiuso funziona meglio. Prevedi anche l’elettricità (una prolunga, o un generatore autorizzato) e la rete (l’hotspot di un telefono può bastare per il computer del muro).
- Niente schermo? Allora il QR code serve solo a raccogliere le foto. Per questo, va bene anche un album condiviso o un gruppo di messaggistica.
Il gala o la cena danzante
È una serata come le altre, e tutto ciò che dice la guida Proiettare le foto durante la serata vale anche qui: schermo, collegamento, sospensione del computer, rete, prova. Mosaico o collage per un muro molto pieno; video di 15 secondi per la pista; sfida fotografica tra un ballo e l’altro.
L’assemblea
Meno festosa, ma è l’occasione per mostrare l’anno trascorso. La sala ha spesso già uno schermo o un proiettore, il che semplifica il collegamento. Avvia il muro all’accoglienza: i soci inviano arrivando una foto di un’attività dell’anno, e il muro la mostra durante il caffè. Il libro degli ospiti scritto permette di lasciare un messaggio di ringraziamento ai volontari, durante la riunione e fino a sette giorni dopo.
Un ricordo per i volontari
I volontari sono quelli di cui si hanno meno foto, e quelli che ne hanno più bisogno: per il bollettino, per la pagina dell’associazione, per ricordarsi perché si fa tutto questo.
- Una missione dedicata. «La foto di un volontario in piena fatica» (o «di un volontario contento») fa venire voglia di fotografarli. Con EventSlide, queste richieste sono missioni che l’organizzatore scrive da sé e che gli invitati vedono come una lista da spuntare. Altre idee di missioni sono pronte da copiare.
- Una sfida fotografica per svegliare un momento di calo. Con EventSlide si può lanciare una sfida di 1, 2, 5 o 10 minuti, a partire da una delle tue missioni, da un’idea proposta o da un testo libero: un conto alla rovescia sul muro e su ogni telefono.
- Due parole per la squadra. Un messaggio di benvenuto e il logo dell’associazione accolgono i partecipanti sul loro telefono. Possono poi lasciare un messaggio (500 caratteri, tre a persona), che approvi come una foto.
- Un contatore dei ricordi. Se lo attivi, il muro mostra «17 ricordi condivisi» in alto sullo schermo: si vede la festa riempirsi, senza nominare nessuno.
- Un libro fotografico in PDF. Dopo la festa, con un clic, con una o quattro foto per pagina: un modo per ringraziare i volontari diverso da un messaggio.
Bambini, diritto all’immagine, fiducia
Un’associazione fotografa spesso bambini e persone che non si sono iscritte a una sessione fotografica. Qualche precauzione, di buon senso, che non sostituisce un parere legale:
- Avvisa in anticipo. Una riga sull’invito o sulla locandina: «durante la festa verranno scattate e proiettate delle foto».
- Mantieni la moderazione. Con EventSlide, l’approvazione manuale è l’impostazione predefinita quando non scegli un modello; i modelli Compleanno e Festa pubblicano senza approvazione, quindi controlla l’impostazione Moderazione. Per una sagra, mantieni l’approvazione. Scegli due persone che approvino dal loro telefono, a turno: vengono invitate via e-mail (invito valido sette giorni) e creano un account, mentre «senza app e senza account» vale solo per i partecipanti. Invitale qualche giorno prima.
- I partecipanti sono informati prima della loro prima foto su ciò che succede: chi la vede, se passa prima dalla moderazione, per quanto tempo viene conservata e come farla rimuovere. Un invitato può anche cancellare da solo tutto ciò che ha inviato.
- I dati di posizione vengono rimossi da ogni foto al suo arrivo: il luogo in cui ci si trova non parte con lei.
- Scegli la durata di conservazione. Si imposta nelle impostazioni dell’evento; decidila prima della festa, non dopo.
Se un genitore chiede la rimozione di una foto, un moderatore può toglierla dal muro. Scrivilo sulla locandina: rassicura più di un lungo regolamento.
Cosa prevedere, concretamente
- Uno schermo e un computer che mostrino il muro a schermo intero, collegati alla corrente, con la sospensione disattivata. La guida Proiettare le foto durante la serata spiega tutto questo nel dettaglio.
- Una connessione. Con il servizio ospitato, il muro dipende dalla rete del locale. Se la rete è debole, gli invii aspettano sui telefoni e ripartono da soli, e il muro continua a mostrare le foto già ricevute.
- QR code stampati. Cartoncini da tavolo A6 (quattro per foglio) per un gala, locandine A5 o A4 per una sagra, da stampare dal browser. La guida QR code per condividere le foto di una festa spiega dimensione e posizione.
- Un’impostazione da controllare. Controlla l’impostazione Moderazione prima della festa: i modelli Compleanno e Festa pubblicano senza approvazione.
- Un volontario «accoglienza foto». Mostra il gesto a chi esita: si scansiona, si sceglie una foto, si invia, il nome è facoltativo. Bastano pochi secondi, e a loro volta lo mostreranno ad altri.
- Più lingue. L’app parla francese, inglese, spagnolo, tedesco e italiano: utile se i tuoi soci non parlano tutti la stessa.
Dopo la festa: ritrovare e condividere
- Una galleria condivisa. Con EventSlide, un link da inviare con la newsletter o nel gruppo dell’associazione: ognuno scarica le sue foto in piena risoluzione, senza i dati di posizione. Il link scade alla data che scegli (da 1 a 90 giorni, 30 per impostazione predefinita), può richiedere una password e puoi disattivarlo in qualsiasi momento.
- Il tuo album. Uno ZIP in piena risoluzione, comprese le foto che non hai pubblicato.
- Preferite e montaggio video. Per il bollettino o per l’assemblea successiva: aggiungi ai preferiti le foto che ti piacciono di più, scaricale, oppure chiedi un montaggio video a partire da almeno tre preferiti pubblicati.
- Statistiche. Gli invii nel tempo, il numero di invitati, i principali contributori: quanto basta per capire cosa ha funzionato, senza tracciare gli invitati.
La pagina photo wall per un’associazione presenta la giornata dall’arrivo dei volontari al giorno dopo. Per capire il principio in tre passi: Come funziona.