In breve
Mostrare le foto degli invitati su uno schermo durante la serata si riassume in cinque punti:
- Uno schermo leggibile da lontano: una televisione per una sala piccola, un videoproiettore per una grande, con la sala non troppo illuminata.
- Un computer collegato alla corrente, con sospensione, salvaschermo e notifiche disattivati e il browser a schermo intero.
- Una rete che regge: il Wi-Fi del locale provato sul posto, e l’hotspot di un telefono di riserva.
- Una prova il giorno prima, o un’ora prima dell’arrivo degli invitati, con l’attrezzatura che userai davvero.
- Una persona incaricata, che sa dov’è il cavo, che modera le foto e a cui non si chiede di ballare.
Questa guida vale per qualsiasi proiezione dal vivo. I passaggi che riguardano EventSlide sono indicati come tali.
Televisione, schermo della sala o videoproiettore
A volte il locale ha già uno schermo o un proiettore: chiedilo prima di noleggiare qualsiasi cosa, insieme al cavo giusto e a chi può toccarlo.
La televisione
Una televisione è luminosa, nitida e se ne infischia della luce della sala. È la scelta giusta per una festa in casa o per una sala dove si sta seduti a pochi metri, e si legge male oltre i dieci o quindici metri.
Il videoproiettore
Dà un’immagine grande, su un muro bianco o su uno schermo da proiezione. Ha un difetto: soffre la luce. Una sala illuminata «come per il pranzo» scolorisce l’immagine, e si vedono solo sagome. Un proiettore da ufficio basta in una sala buia; appena la sala resta illuminata ne serve uno molto più potente (la scheda tecnica lo indica in lumen). Chiedi consiglio a chi lo noleggia.
Che dimensione?
Regola pratica, da adattare: l’immagine deve essere abbastanza grande perché l’ultimo invitato distingua un volto. Se i tavoli più lontani sono a dieci metri, punta a un’immagine alta più di un metro.
Il collegamento: il punto che si inceppa più spesso
- HDMI, il più diffuso. Televisioni e proiettori ce l’hanno quasi sempre. Individua il numero dell’ingresso e la sorgente da scegliere con il telecomando.
- L’adattatore del tuo computer. Molti computer recenti hanno solo una porta USB-C: prendi un adattatore da USB-C a HDMI e provalo con l’attrezzatura del locale. Non tutte le porte USB-C sanno inviare un’immagine.
- Un cavo abbastanza lungo. Il computer è raramente accanto allo schermo: misura la distanza, poi aggiungi un po’ di margine. Un normale cavo HDMI funziona bene fino a qualche metro; oltre, l’immagine può lampeggiare o sparire, e un cavo «attivo» o un prolungatore risolve spesso il problema.
Il computer che mostra il muro
Un computer che mostra una proiezione per otto ore è un computer a cui bisogna impedire di fare ciò che fa di solito: addormentarsi, mostrare avvisi, installare un aggiornamento. Prima della serata:
- Collegato alla corrente. Non a batteria. Se il caricatore si stacca, il computer regge qualche ora, se va bene.
- Sospensione e salvaschermo disattivati. È un’impostazione del computer (risparmio energetico e schermata di blocco). Il muro di EventSlide chiede lui stesso al computer di restare sveglio, quando il browser lo permette. Quando non è così, l’aiuto del muro te lo dice: «Disattivi la sospensione di questo computer». Non contarci: impostalo prima.
- Notifiche spente. Modalità «non disturbare», messaggistica chiusa, promemoria del calendario spenti.
- Browser a schermo intero. Con EventSlide, il tasto F porta il muro a schermo intero, e Esc o F ne escono.
- Nessun account per mostrare il muro. Con EventSlide, l’indirizzo del muro si apre senza accedere. Accedere come proprietario dell’evento serve solo ad aprire il pannello delle impostazioni sul posto (tasto R, o la barra discreta in basso sullo schermo); un invitato che apre l’indirizzo non vede niente di tutto questo, e nemmeno un moderatore. La cosa più sicura: imposta tutto prima della serata, oppure accedi tu stesso, e non affidare il tuo account di proprietario al referente né lasciarlo aperto su un computer del locale.
La rete e il piano B
Con un servizio online, due cose devono passare dalla rete: le foto che arrivano dai telefoni e il muro che le recupera. Con il servizio ospitato di EventSlide, il muro dipende dalla connessione del locale.
Il Wi-Fi della sala
- Provalo sul posto, dove sarà il computer, idealmente all’ora in cui la sala sarà piena. Un Wi-Fi che funziona alle 15 in una sala vuota può andare in affanno alle 21 con cento telefoni.
- Se possibile, collega il computer del muro via cavo alla rete (presa Ethernet, o adattatore): è il collegamento più stabile e non dipende dalla folla.
L’hotspot di un telefono
È la tua rete di sicurezza: un telefono con un buon segnale, in modalità hotspot, collegato al computer del muro. Provalo prima, controlla il tuo piano dati e lascia il telefono in carica, perché l’hotspot scarica la batteria.
E se la rete salta?
Con EventSlide, ecco cosa succede, senza che tu debba intervenire:
- Il muro continua a mostrare le foto già ricevute. Non dice niente nel primo minuto, mostra un piccolo punto discreto dopo un minuto, poi, dopo tre minuti e solo se falliscono anche le sue letture, la frase «Nuove foto in attesa della rete». Riprova da solo e riparte quando la connessione torna.
- I telefoni mettono gli invii in attesa. Un invitato che non ha più rete vede «Partirà appena la rete ritorna»: la sua foto è salvata sul telefono e parte da sola. Su un iPhone bisogna tenere la pagina aperta fino ad allora, e l’app glielo dice. I video, invece, non vengono messi in attesa: troppo pesanti, vanno rinviati quando la connessione torna.
- Quello che il muro non può fare: partire senza rete. Aprilo prima, finché tutto funziona, e non ricaricarlo al primo avviso.
L’audio
- I video passano senza audio. Gli invitati possono inviare brevi video di 15 secondi, e il muro li riproduce in silenzio: mai un brindisi che copre la canzone di buon compleanno.
- Un suono a ogni nuova foto, se lo vuoi. Con EventSlide è disattivato per impostazione predefinita. Lo attivi nelle impostazioni, scegli tra quattro suoni, regoli il volume, poi, sul computer del muro, premi una volta il tasto S, oppure clicchi l’icona dell’altoparlante barrato che compare quando muovi il mouse: è la regola dei browser, che rifiutano di riprodurre un suono su una pagina che nessuno ha toccato. Se la pagina si ricarica, il muro torna silenzioso fino alla prossima attivazione.
Dove mettere lo schermo e i QR code
Lo schermo
- Dove si passa, non dove ci si siede. Vicino all’ingresso dell’aperitivo, al bar, al buffet. Uno schermo che si vede facendo la fila viene guardato; uno schermo dietro i commensali no.
- Lontano da finestre e faretti. Un proiettore di fronte a una vetrata è un muro bianco.
I QR code
- Sullo schermo stesso. Il muro mostra un QR code integrato nella sua disposizione, con un codice da digitare a mano per chi ha un dispositivo che non lo legge. Regoli la dimensione (un minimo resta leggibile), scegli l’angolo quando è mostrata una sola foto, oppure lo nascondi.
- Sui tavoli. L’app prepara cartoncini da tavolo in formato A6 (quattro per foglio) e locandine A5 o A4 con il QR code, da stampare dal browser. Un QR code su ogni tavolo, uno all’ingresso, uno vicino al bar. Senza EventSlide, il mio generatore di cartoncini QR fa la stessa cosa per qualsiasi link.
La guida QR code per condividere le foto di una festa spiega nel dettaglio dimensione, carta e posizione dei cartoncini.
La prova: il giorno prima o prima dell’arrivo degli invitati
È l’unica parte di questa guida che non puoi saltare. Idealmente, due prove: una a casa, una sul posto.
- A casa, qualche giorno prima. Crea l’evento e aprilo agli invitati per il tempo della prova: un evento in bozza non accetta né invitati né invii (una volta aperto, può essere concluso e poi riaperto, ma non può tornare in bozza). Puoi anche usare un evento di prova separato. Apri il muro sul computer che porterai e inviati una foto dal tuo telefono. Controlla che adattatore e cavo siano in borsa.
- Sul posto, il giorno prima o la mattina. Con EventSlide, un evento non ancora aperto agli invitati mostra «Questo schermo è in attesa» e si accende da solo all’apertura: puoi quindi collegare lo schermo e controllare cavo, ingresso e schermo intero molto presto, senza che il QR code faccia entrare nessuno. Puoi anche impostare un orario di apertura nelle impostazioni dell’evento.
- Un’ora prima degli invitati. Apri l’evento, inviati una vera foto e un video, pubblicali dal tuo telefono e guardali arrivare sullo schermo, dal fondo della sala. Se l’approvazione manuale è attiva, non viene mostrato niente senza il tuo consenso. Senza modello, l’approvazione manuale è l’impostazione predefinita; i modelli Compleanno e Festa pubblicano senza approvazione, quindi controlla l’impostazione Moderazione.
- Simula il guasto. Stacca il Wi-Fi e guarda se la proiezione continua a mostrare le foto. Per vedere l’avviso del muro bisogna restare senza rete tre o quattro minuti. Riattacca: riparte?
Chi se ne occupa durante la serata?
Né tu, se sei tra gli sposi o se è la tua festa, né chi si occupa della torta. Scegli qualcuno:
- Un referente tecnico. Conosce il cavo, il Wi-Fi, il computer, e sa cosa fare se lo schermo diventa nero. Ha la password del Wi-Fi, una prolunga di scorta e, se possibile, un secondo cavo.
- Uno o due moderatori. Con EventSlide, approvano o rifiutano ogni foto dal loro telefono, con uno swipe. Non è un lavoro a tempo pieno: qualche minuto a ogni pausa. Vengono invitati via e-mail (invito valido sette giorni) e creano un account: «senza app e senza account» vale solo per gli invitati. Invitali qualche giorno prima.
Con o senza EventSlide: cosa cambia il giorno della festa
Tutto quello che precede vale per qualsiasi proiezione. Ma il metodo che scegli cambia ciò che c’è da tenere d’occhio:
| Metodo | Da cosa dipende | Cosa richiede il giorno della festa |
|---|---|---|
| Presentazione preparata in anticipo (chiavetta USB o file) | Nient’altro che il computer | Nessuna rete, ma solo le foto che hai già: quelle degli invitati non ci sono |
| Album condiviso mostrato come presentazione | La rete, un account, invitati che aggiungono le loro foto | Aggiornare l’album, nessuna approvazione prima della visualizzazione, nessun muro pensato per la sala |
| EventSlide, muro dal vivo | La rete del locale (servizio ospitato) e uno schermo | Un computer da tenere d’occhio, un moderatore; tutto arriva con il QR code, senza app né account per gli invitati |
EventSlide è gratuito, su invito (vedi richiedi l’accesso), senza garanzia di disponibilità. Se preferisci non lasciare niente alla rete, una presentazione preparata in anticipo è una soluzione più che onorevole. Per capire come funziona da cima a fondo, guarda Come funziona e la guida Un photo wall per il tuo matrimonio.