Kurz gefasst
Gästefotos während der Feier auf einem Bildschirm zu zeigen, kommt auf fünf Punkte an:
- Ein Bildschirm, der aus der Ferne lesbar ist: ein Fernseher für einen kleinen Raum, ein Beamer für einen großen, und der Raum nicht zu hell.
- Ein Laptop am Stromnetz, bei dem Ruhezustand, Bildschirmschoner und Benachrichtigungen abgeschaltet sind und dessen Browser im Vollbild läuft.
- Ein Netz, das hält: das WLAN der Location vor Ort getestet, und der Hotspot eines Handys als Reserve.
- Ein Test am Vortag oder eine Stunde vor Ankunft der Gäste, mit der Technik, die wirklich zum Einsatz kommt.
- Eine bestimmte Person, die weiß, wo das Kabel steckt, die die Fotos moderiert und von der man nicht verlangt, auch noch zu tanzen.
Dieser Ratgeber gilt für jede Live-Diashow. Die Passagen zu EventSlide sind als solche gekennzeichnet.
Fernseher, Bildschirm der Location oder Beamer
Manchmal hat die Location einen Bildschirm oder Beamer: Fragen Sie danach, bevor Sie etwas mieten, ebenso nach dem passenden Kabel und danach, wer daran etwas verändern darf.
Der Fernseher
Ein Fernseher ist hell, scharf und vom Licht im Raum unbeeindruckt. Er ist die richtige Wahl für eine Feier zu Hause oder einen Raum, in dem man ein paar Meter entfernt sitzt. Ab zehn, fünfzehn Metern lässt er sich schlecht lesen.
Der Beamer
Er liefert ein großes Bild, auf einer weißen Wand oder einer Leinwand. Er hat einen Nachteil: Er mag kein Licht. Ein Raum, der „wie zum Essen“ beleuchtet ist, wäscht das Bild aus, und man sieht nur noch Umrisse. In einem dunklen Raum reicht ein Büro-Beamer; bleibt der Raum hell, braucht es einen deutlich stärkeren (das Datenblatt gibt es in Lumen an). Lassen Sie sich vom Verleiher beraten.
Welche Größe?
Faustregel, die Sie anpassen können: Das Bild muss so groß sein, dass der letzte Gast ein Gesicht erkennt. Stehen die am weitesten entfernten Tische zehn Meter entfernt, peilen Sie ein Bild an, das mehr als einen Meter hoch ist.
Der Anschluss: hier hakt es am häufigsten
- HDMI, der Standard. Fernseher und Beamer haben fast immer einen Anschluss. Merken Sie sich die Nummer des Eingangs und die Quelle, die Sie mit der Fernbedienung wählen müssen.
- Der Adapter für Ihren Laptop. Viele neuere Laptops haben nur noch einen USB-C-Anschluss: Nehmen Sie einen Adapter von USB-C auf HDMI mit und testen Sie ihn mit der Technik der Location. Nicht jeder USB-C-Anschluss kann ein Bild ausgeben.
- Ein ausreichend langes Kabel. Der Laptop steht selten direkt am Bildschirm: Messen Sie die Entfernung und geben Sie Reserve dazu. Ein normales HDMI-Kabel funktioniert bis zu einigen Metern gut; darüber kann das Bild flackern oder verschwinden, und ein „aktives“ Kabel oder ein Verlängerer löst das Problem oft.
Der Laptop, der die Fotowand zeigt
Ein Computer, der acht Stunden lang eine Diashow zeigt, muss davon abgehalten werden, was er sonst tut: einschlafen, Hinweise einblenden, ein Update installieren. Vor dem Fest:
- Am Stromnetz, eingesteckt. Nicht im Akkubetrieb. Löst sich das Ladegerät, hält der Laptop bestenfalls ein paar Stunden.
- Ruhezustand und Bildschirmschoner deaktiviert. Das ist eine Einstellung des Computers (Energie und Sperrbildschirm). Die Fotowand von EventSlide bittet den Computer selbst, wach zu bleiben, sofern der Browser das zulässt. Ist das nicht der Fall, sagt es Ihnen die Hilfe der Wand: „Deaktivieren Sie den Ruhezustand dieses Computers.“ Verlassen Sie sich nicht darauf: Stellen Sie es vorher ein.
- Benachrichtigungen ausgeschaltet. Modus „Nicht stören“, Messenger geschlossen, Kalendererinnerungen aus.
- Der Browser im Vollbild. Bei EventSlide schaltet die Taste F die Fotowand in den Vollbildmodus, Esc oder F beenden ihn.
- Zum Anzeigen der Fotowand ist kein Konto nötig. Bei EventSlide öffnet sich die Adresse der Wand ohne Anmeldung. Die Anmeldung als Veranstalter dient nur dazu, vor Ort das Einstellungsfeld zu öffnen (Taste R oder die dezente Leiste am unteren Bildschirmrand); ein Gast, der die Adresse öffnet, sieht davon nichts, ein Moderator ebenfalls nicht. Am sichersten: Stellen Sie alles vor dem Fest ein oder melden Sie sich selbst an, und überlassen Sie Ihr Veranstalterkonto weder der Ansprechperson noch lassen Sie es auf einem Rechner der Location angemeldet.
Das Netz und der Plan B
Bei einem Online-Dienst müssen zwei Dinge über das Netz laufen: die Fotos, die von den Handys eintreffen, und die Fotowand, die sie abruft. Beim gehosteten Dienst von EventSlide hängt die Fotowand von der Verbindung der Location ab.
Das WLAN der Location
- Testen Sie es vor Ort, an der Stelle, an der der Laptop stehen wird, idealerweise zu der Uhrzeit, zu der der Saal voll ist. Ein WLAN, das um 15 Uhr im leeren Saal funktioniert, kann um 21 Uhr mit hundert Handys ins Straucheln geraten.
- Wenn möglich, verbinden Sie den Laptop der Fotowand per Kabel mit dem Netz (Ethernet-Dose oder Adapter): Das ist die stabilste Verbindung, und sie hängt nicht von der Menschenmenge ab.
Der Hotspot eines Handys
Das ist Ihr Sicherheitsnetz: ein Handy mit gutem Empfang, als Hotspot, verbunden mit dem Laptop der Fotowand. Testen Sie es vorher, prüfen Sie Ihr Datenvolumen und lassen Sie das Handy am Strom, denn der Hotspot leert den Akku.
Und wenn das Netz ausfällt?
Bei EventSlide passiert Folgendes, ohne dass Sie eingreifen müssen:
- Die Fotowand zeigt die schon empfangenen Fotos weiter. In der ersten Minute sagt sie nichts, nach einer Minute zeigt sie einen kleinen dezenten Punkt, und nach drei Minuten, und nur wenn auch ihre eigenen Abrufe scheitern, den Satz „Neue Fotos warten auf das Netzwerk“. Sie versucht es von allein erneut und macht weiter, sobald die Verbindung zurück ist.
- Die Handys stellen Uploads in eine Warteschlange. Ein Gast ohne Netz sieht „Wird gesendet, sobald das Netz wieder da ist“: Sein Foto ist auf seinem Handy gespeichert und geht von allein raus. Auf einem iPhone muss die Seite bis dahin geöffnet bleiben, und die App sagt es ihm. Videos werden dagegen nicht zwischengespeichert: Sie sind zu groß und müssen erneut gesendet werden, sobald die Verbindung zurück ist.
- Was die Fotowand nicht kann: ohne Netz starten. Öffnen Sie sie vorher, solange alles funktioniert, und laden Sie sie nicht bei der kleinsten Warnung neu.
Der Ton
- Videos laufen ohne Ton. Die Gäste können kurze Videos von 15 Sekunden senden, und die Fotowand spielt sie stumm ab: nie ein Trinkspruch, der das Geburtstagslied übertönt.
- Ein Ton bei jedem neuen Foto, wenn Sie möchten. Bei EventSlide ist er standardmäßig aus. Sie schalten ihn in den Einstellungen ein, wählen einen von vier Tönen, stellen die Lautstärke ein und drücken dann auf dem Rechner der Fotowand einmal die Taste S oder klicken auf das durchgestrichene Lautsprechersymbol, das erscheint, wenn Sie die Maus bewegen: So wollen es die Browser, die auf einer Seite, die niemand berührt hat, keinen Ton abspielen. Wird die Seite neu geladen, ist die Fotowand wieder stumm, bis Sie sie erneut aktivieren.
Wohin mit dem Bildschirm und den QR-Codes
Der Bildschirm
- Dort, wo man vorbeikommt, nicht dort, wo man sitzt. In der Nähe des Eingangs zum Empfang, der Bar, des Buffets. Ein Bildschirm, den man beim Anstehen sieht, wird angeschaut; einer hinter den Tischgästen nicht.
- Weit weg von Fenstern und Strahlern. Ein Beamer gegenüber einer Fensterfront ergibt eine weiße Wand.
Die QR-Codes
- Auf dem Bildschirm selbst. Die Fotowand zeigt einen QR-Code, eingebunden in ihre Anordnung, mit einem Code zum Eintippen für alle, deren Gerät ihn nicht liest. Sie stellen die Größe ein (ein Minimum bleibt lesbar), wählen die Ecke, wenn nur ein Foto angezeigt wird, oder blenden ihn aus.
- Auf den Tischen. Die App bereitet Tischkarten im Format A6 (vier pro Blatt) und Plakate in A5 oder A4 mit dem QR-Code vor, die Sie aus dem Browser drucken. Ein QR-Code auf jedem Tisch, einer am Eingang, einer an der Bar. Ohne EventSlide erledigt mein Generator für QR-Karten dasselbe für jeden beliebigen Link.
Der Ratgeber QR-Code: Fotos von der Feier teilen und sammeln geht auf Größe, Papier und Platzierung der Karten ein.
Der Test: am Vortag oder vor Ankunft der Gäste
Das ist der einzige Teil dieses Ratgebers, den Sie nicht überspringen können. Idealerweise machen Sie zwei Proben: eine zu Hause, eine vor Ort.
- Zu Hause, einige Tage vorher. Legen Sie die Veranstaltung an und öffnen Sie sie für die Dauer des Tests für Gäste: Eine Veranstaltung im Entwurf nimmt weder Gäste noch Uploads an (einmal geöffnet, kann sie beendet und wieder geöffnet werden, aber nicht mehr zum Entwurf werden). Sie können auch eine separate Testveranstaltung nutzen. Öffnen Sie die Fotowand auf dem Rechner, den Sie mitnehmen, und senden Sie sich von Ihrem Handy ein Foto. Prüfen Sie, dass Adapter und Kabel in der Tasche sind.
- Vor Ort, am Vortag oder morgens. Bei EventSlide zeigt eine Veranstaltung, die für Gäste noch nicht geöffnet ist, „Diese Anzeige wartet“ und schaltet sich bei der Öffnung von selbst ein: So können Sie sehr früh den Bildschirm anschließen und Kabel, Eingang und Vollbild prüfen, ohne dass der QR-Code schon jemanden hereinlässt. Sie können in den Einstellungen der Veranstaltung auch eine Öffnungszeit festlegen.
- Eine Stunde vor den Gästen. Öffnen Sie die Veranstaltung, senden Sie sich ein echtes Foto und ein Video, geben Sie sie von Ihrem Handy frei und sehen Sie zu, wie sie auf dem Bildschirm eintreffen, vom hinteren Ende des Saals aus. Ist die manuelle Freigabe aktiv, erscheint nichts ohne Ihre Zustimmung. Ohne Vorlage ist die manuelle Freigabe die Standardeinstellung; die Vorlagen Geburtstag und Party veröffentlichen ohne Freigabe, prüfen Sie also die Einstellung Moderation.
- Spielen Sie die Panne durch. Ziehen Sie das WLAN ab und sehen Sie, ob die Diashow die Fotos weiter zeigt. Um die Warnung der Fotowand zu sehen, müssen Sie drei oder vier Minuten trennen. Stecken Sie wieder an: Macht sie weiter?
Wer kümmert sich während der Feier?
Nicht Sie, wenn Sie das Brautpaar oder die gefeierte Person sind, und auch nicht die Person, die sich um die Torte kümmert. Bestimmen Sie jemanden:
- Eine technische Ansprechperson. Sie kennt Kabel, WLAN und Laptop und weiß, was zu tun ist, wenn der Bildschirm schwarz wird. Sie hat das WLAN-Passwort, ein Ersatz-Verlängerungskabel und möglichst ein zweites Kabel.
- Ein oder zwei Moderatoren. Bei EventSlide geben sie jedes Foto von ihrem Handy aus mit einer Fingerbewegung frei oder lehnen es ab. Das ist keine Vollzeitaufgabe: ein paar Minuten in jeder Pause. Sie werden per E-Mail eingeladen (Einladung sieben Tage gültig) und legen ein Konto an: „ohne App und ohne Konto“ gilt nur für die Gäste. Laden Sie sie einige Tage vorher ein.
Mit oder ohne EventSlide: was sich am großen Tag ändert
Alles bisher Gesagte gilt für jede Diashow. Doch die Methode, die Sie wählen, verändert, worauf Sie achten müssen:
| Methode | Wovon sie abhängt | Was sie am großen Tag verlangt |
|---|---|---|
| Vorbereitete Diashow (USB-Stick oder Datei) | Nichts außer dem Laptop | Kein Netz nötig, aber nur die Fotos, die Sie schon haben: die der Gäste sind nicht dabei |
| Geteiltes Album als Diashow angezeigt | Vom Netz, einem Konto, Gästen, die ihre Fotos hinzufügen | Das Album aktualisieren, keine Freigabe vor der Anzeige, keine Fotowand für den Saal gedacht |
| EventSlide, Fotowand in Echtzeit | Vom Netz der Location (gehosteter Dienst) und einem Bildschirm | Ein Laptop im Blick behalten, eine Moderation; alles kommt per QR-Code, ohne App und ohne Konto für die Gäste |
EventSlide ist kostenlos, nur auf Einladung (siehe Zugang anfordern), ohne Verfügbarkeitsgarantie. Wenn Sie lieber nichts dem Netz überlassen, ist eine vorab erstellte Diashow eine völlig ehrenwerte Lösung. Wie das Ganze von Anfang bis Ende funktioniert, lesen Sie unter So funktioniert es und im Ratgeber Fotowand für die Hochzeit.