Fotowand für Seminar und Firmenevent: der Ratgeber

Wozu dient eine Fotowand im Unternehmen

In einem Saal mit hundert Personen, die sich nicht alle kennen, gibt eine Fotowand einen Grund, miteinander zu sprechen: eine Mission, die man zu mehreren erledigt, ein Foto mit jemandem aus einer anderen Abteilung, ein Bildschirm, der jedem das Bild des Tages zurückspiegelt.

Sie ist vor allem für die freien Zeiten nützlich: Empfangskaffee, Pausen, Mittagessen, Galaabend. Während eines Vortrags gehört das Wort den Vortragenden: Die Wand kann warten oder auf einem anderen Bildschirm laufen als die Folien.

Dieser Ratgeber hilft Ihnen, sie gut vorzubereiten. Wenn Sie zuerst sehen möchten, was EventSlide für Unternehmen bietet, besuchen Sie die Seite Fotowand für Firmenevents; hier geht es darum, wie Sie vorgehen.

Die Veranstaltung vorbereiten

Eine Fotowand für ein Unternehmen ist in ein bis zwei Stunden vorbereitet, doch fangen Sie besser eine Woche vorher an, damit Sie dem Veranstaltungsort Fragen stellen können.

1. Legen Sie die Veranstaltung an, geben Sie ihr einen Namen, schreiben Sie die Foto-Missionen und stellen Sie die Sprache der Wand ein.
2. Fragen Sie beim Veranstaltungsort nach, wer den Bildschirm anschließt, wo der Computer steht und ob es eine verlässliche Verbindung gibt.
3. Bestimmen Sie einen Moderator und eine Vertretung (siehe unten).
4. Informieren Sie die Teilnehmenden vor dem Tag (siehe „Recht am eigenen Bild“).
5. Testen Sie den QR-Code mit Ihrem Handy, dann mit dem eines Kollegen.

• Der Bildschirm im Saal ist reserviert, und jemand weiß, wie man ihn anschließt
• Der Computer, der die Wand anzeigt, hat eine verlässliche Verbindung (nach Möglichkeit per Kabel)
• Der Moderator und seine Vertretung können die Freigabe-Warteschlange bedienen
• Die Missionen sind gegengelesen: professionell, lustig, abteilungsübergreifend
• Der QR-Code liegt auf den Tischen und am Empfang aus und ist auf dem Bildschirm zu sehen
• Die Teilnehmenden wurden über die Aktion und den Verbleib der Fotos informiert
• Ein vollständiger Test wurde vor Ort gemacht: Senden, Freigabe, Anzeige

Zur Platzierung des QR-Codes und zur Wahl seiner Größe beschreibt mein Ratgeber QR-Code: Fotos von der Feier teilen und sammeln die Plätze und die Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Der Markenauftritt

Auf einem Bildschirm im Unternehmen zählt das Erscheinungsbild: Die Wand ist von weitem sichtbar, für Ihre Teams, manchmal für Ihre Kunden oder Ihre Geschäftsleitung.

• Geben Sie der Veranstaltung ihren Namen. „Vertriebsseminar 2026“ findet man leichter wieder als „Test“.
• Stellen Sie das Erscheinungsbild ein: eine Akzentfarbe, ein Schriftenpaar und einen Rahmenstil. Die Wand übernimmt alle drei, und die Handys der Teilnehmenden übernehmen die Farbe.
• Fügen Sie Ihr Logo und ein Begrüßungswort hinzu. Sie erscheinen auf der Startseite der Teilnehmenden, auf dem Sendebildschirm und auf der Wand, solange sie leer ist. Das Logo (PNG, JPEG oder WebP) erscheint nie auf den Fotos selbst.
• Drucken Sie Material in Ihren Farben. Tischkarten (A6) und Plakate (A5 oder A4) mit dem QR-Code, in Schwarz oder in den Farben der Veranstaltung, auf Wunsch mit Ihrem Logo in der Mitte des QR-Codes. Gedruckt wird aus dem Browser.
• Wählen Sie die Anordnung passend zum Saal: ein Foto nach dem anderen für eine Bühne, ein Mosaik für ein Foyer, ein Filmstreifen für einen Abend. Es gibt sieben.
• Prüfen Sie die Missionen. Sie gehören zum Auftritt Ihrer Veranstaltung: Sie werden auf dem Bildschirm und auf den Handys gelesen.

Missionen, die professionell bleiben

Eine gute Mission mischt die Teams und bleibt vor den Augen der Geschäftsleitung unbedenklich:

• Ein Selfie mit jemandem aus einer anderen Abteilung
• Das originellste Teamfoto
• Ein Gegenstand, der Ihren Beruf darstellt
• Das beste Lächeln der Pause
• Ein Foto mit einem Vortragenden

Die Moderation

Auf einem Bildschirm im Unternehmen fällt ein einziges unglücklich gewähltes Foto auf. Deshalb erscheint standardmäßig nichts ohne Ihre Freigabe: Jede Sendung wartet in einer Warteschlange, und Sie veröffentlichen sie oder lehnen sie ab.

Wer moderiert?

Eine Person aus der Organisation, die während der Veranstaltung ausschließlich diese Aufgabe hat, mit einer Vertretung. Eine Sendung, die zu lange wartet, ist ein Teilnehmender, der das Interesse verliert. Am Computer bearbeitet man die Warteschlange mit Tastenkürzeln und Sammelaktionen. Am Handy genügt eine Geste: nach rechts zum Veröffentlichen, nach links zum Ablehnen. Der Moderator kann also durch den Saal gehen.

Regeln vorab festlegen

Einigen Sie sich vorab darauf, was abgelehnt wird. Einige Beispiele für Kriterien, die Sie dem Moderator mitgeben können:

• Ein Foto, auf dem sich jemand unwohl fühlt oder nicht bemerkt hat, dass er fotografiert wird
• Ein Foto, das ein vertrauliches Dokument, einen Bildschirm oder eine Tafel zeigt (Planung, Zahlen, Kunden)
• Ein Foto oder eine Bildunterschrift, die einen Kollegen verletzen oder verspotten könnte
• Alles, was für eine geschäftliche Veranstaltung nicht angemessen ist

Ein Foto, das schon auf dem Bildschirm ist, kann jederzeit entfernt werden, falls man ein Problem zu spät bemerkt. Und wenn ein Teilnehmender verlangt, dass ein Foto verschwindet, ist das möglich.

Das Recht am eigenen Bild der Mitarbeitenden

Ein Foto, auf dem man jemanden erkennt, enthält personenbezogene Daten, und seine Verbreitung erfolgt in der Regel mit Einwilligung der Person. Die Teilnahme an einem Seminar gilt für sich allein nicht als Einwilligung, dass das eigene Foto vor allen angezeigt wird. Einige bewährte Vorgehensweisen:

• Informieren Sie vorher. In der Einladung oder am Empfang: Es gibt eine Fotoaktion, das ist ihr Zweck, diese Person gibt Fotos frei, und so lässt sich ein Foto entfernen.
• Machen Sie nichts verpflichtend. Jeder muss die Möglichkeit haben, nicht mitzumachen und nicht gegen seinen Willen fotografiert zu werden.
• Sagen Sie, was mit den Fotos geschieht. Wie lange sie aufbewahrt werden, wer Zugriff hat, ob danach ein Album geteilt wird.
• Nennen Sie eine Kontaktperson. Jemanden, an den man sich wenden kann, um ein Foto entfernen zu lassen, mit schneller Antwort.
• Seien Sie aufmerksam bei externen Gästen: Kunden, Dienstleister, Vortragende. Sie haben nicht dieselbe Beziehung zu Ihrem Unternehmen wie Ihre Mitarbeitenden.
• Seien Sie vorsichtig bei Minderjährigen, zum Beispiel bei einer Veranstaltung mit Familien.

Was EventSlide seinerseits tut

• Vor seinem ersten Foto liest jeder Teilnehmende auf seinem Handy, was damit geschehen wird: wer es sieht, ob es vor dem Bildschirm geprüft wird, wie lange es aufbewahrt wird und wie man es entfernen lässt. Dieser Hinweis wird nach den Einstellungen Ihrer Veranstaltung geschrieben.
• GPS-Position und Gerätedaten werden von jedem Foto gelöscht, sobald es ankommt.
• Standardmäßig wird nichts ohne Ihre Freigabe angezeigt, und die Aufbewahrung liegt bei Ihnen: Sie können die Löschung des Albums 7, 30, 90 oder 365 Tage nach Abschluss der Veranstaltung programmieren.
• Die Fotos werden in Frankreich bei OVHcloud gehostet, ohne Werbung und ohne Weiterverkauf.

Alle Einzelheiten stehen in meiner Datenschutzerklärung. Wenn Ihre IT-Abteilung die Fotos lieber bei sich behalten möchte: Die Software ist frei, siehe EventSlide selbst hosten.

Der Bildschirm im Saal

Wo und welcher Bildschirm

• Halten Sie ihn getrennt vom Präsentationsbildschirm. Die Teilnehmenden sollen die Wand in den Pausen anschauen können, ohne eine Session zu stören.
• Stellen Sie ihn dorthin, wo man vorbeikommt: in die Nähe von Empfang, Kaffeebereich oder Saalausgang, nicht in eine Ecke.
• Fragen Sie, wer den Bildschirm anschließt, und testen Sie ihn, bevor das Publikum kommt. Konferenzraum, Foyer oder Bühne: Das sind nicht dieselben Anschlüsse.
• Denken Sie an die Leseentfernung. Die Wand stellt Foto, Bildunterschrift und Vornamen des Absenders in den Vordergrund: Wählen Sie eine Anordnung, die man von weitem liest.

Ton und Netz

• Wenn Sie Videos erlauben (höchstens 15 Sekunden), werden sie ohne Ton abgespielt: Der Saal hat schon seine Musik oder seine Vortragenden.
• Das WLAN eines Kongresszentrums ist oft überlastet. Gesendete Fotos warten und gehen von selbst wieder raus (Videos dagegen brauchen Netz), aber der Computer, der die Wand anzeigt, verdient eine verlässliche Verbindung.
• Der QR-Code erscheint auch auf der Wand, eingebunden in ihre Anordnung, in der Größe, die Sie wählen: Wer zu spät kommt, findet ihn sofort. Sie können ihn auch ausblenden, sobald die ersten Fotos an der Wand sind, aber die Nachzügler haben ihn dann nicht mehr.

Während der Veranstaltung

• Am Empfang kündigen Sie die Wand in einem Satz an: „Scannen Sie den QR-Code, senden Sie ein Foto, es erscheint nach der Freigabe auf dem Bildschirm.“
• Starten Sie die Missionen zu Beginn einer Pause, nicht mitten in einer Session.
• Starten Sie eine Foto-Challenge. Der Veranstalter oder ein Moderator wählt eine Ihrer Missionen und startet sie für 1, 2, 5 oder 10 Minuten: Ein Banner und ein Countdown erscheinen auf der Wand und auf jedem Handy, dann auf der Wand die Zahl der für die Challenge veröffentlichten Fotos. Die Fotos der Challenge durchlaufen dieselbe Freigabe wie die anderen.
• Stellen Sie die Wand ein, ohne den Saal zu verlassen. Öffnen Sie, als Veranstalter angemeldet, auf dem Computer, der die Wand anzeigt, das Einstellungsfeld (Taste R oder die dezente Leiste am unteren Bildschirmrand): Anordnung, Tempo, QR-Code, Ton. Dieses Feld ist dem Veranstalter vorbehalten: Ein Teilnehmender, der die Adresse der Wand öffnet, sieht nichts davon, und ein Moderator hat keinen Zugang dazu.
• Für eine Schnitzeljagd im Team bitten Sie jede Gruppe, ihren Namen in die Bildunterschrift zu schreiben: So sehen Sie, wer was gesendet hat.
• Am Abend wechseln Sie die Anordnung: Mosaik, Collage oder Filmstreifen passen gut zum Galadinner.

Nach der Veranstaltung

Am nächsten Tag legen Sie von der Seite der Veranstaltung aus ein geteiltes Album an und schicken den Link an Ihre Teams, auch an diejenigen, die nicht kommen konnten.

• Volle Auflösung, ohne Standortdaten, mit komplettem Download als ZIP.
• Eine Öffnungsdauer von 7, 30 oder 90 Tagen, optional ein Passwort: praktisch für eine interne Veranstaltung. Sie können den Link auch jederzeit abschalten.
• Ein einziger Link, den Sie im Intranet oder in einer Teamnachricht weitergeben.

Für Ihre Bilanz und Ihre interne Zusammenfassung bietet die Seite der Veranstaltung außerdem:

• Die Statistiken der Veranstaltung: Sendungen im Zeitverlauf, Teilnehmende, Reaktionen, eifrigste Beitragende und, nach der Veranstaltung, Aufrufe des Album-Links. Die Aufrufe des Links werden ohne Cookie und ohne Kennung gezählt.
• Die Favoriten: Sie legen Fotos beiseite, laden sie als ZIP herunter und erhalten einen Videoschnitt (MP4) dieser Favoriten, praktisch für das Schlusswort oder den internen Newsletter.

1. Sehen Sie das Album durch, bevor Sie den Link verbreiten: Es enthält nur die Fotos, die noch auf der Wand angezeigt werden; ein vom Bildschirm entferntes Foto erscheint dort nicht.
2. Exportieren Sie das Album, wenn Sie es archivieren müssen, vor dem eventuellen Löschtermin.
3. Verbreiten Sie den Link mit einem Dankeswort und einem Lieblingsfoto.
4. Löschen Sie, was gelöscht werden muss, zum vorgesehenen Termin, und bestätigen Sie die Entfernung den Teilnehmenden, die sie verlangt haben.

Steht schon die nächste Gelegenheit an? Der Ratgeber Fotowand für die Hochzeit beschreibt dasselbe Prinzip für Hochzeiten, und die Seite So funktioniert es fasst die drei Schritte zusammen. Mein gehosteter Dienst ist kostenlos, nur auf Einladung: Ein professionelles Angebot mit Rechnung und Support gibt es derzeit nicht.