Un photo wall per convention ed eventi aziendali: la guida

A cosa serve un photo wall in azienda

In una sala di cento persone che non si conoscono tutte, un photo wall offre un motivo per parlarsi: una missione da compiere insieme, una foto da scattare con qualcuno di un altro reparto, uno schermo che rimanda a tutti l’immagine della giornata.

È utile soprattutto nei momenti liberi: il caffè di benvenuto, le pause, il pranzo, la cena di gala. Durante una presentazione la parola spetta ai relatori: il muro può aspettare, oppure restare su uno schermo diverso da quello delle slide.

Questa guida ti aiuta a prepararlo bene. Se prima vuoi vedere cosa propone EventSlide alle aziende, vai alla pagina photo wall per un evento aziendale; qui parliamo di come muoversi.

Preparare l’evento

Un photo wall aziendale si prepara in un’ora o due, ma conviene cominciare una settimana prima, per avere il tempo di fare le domande al locale.

1. Crea l’evento, dagli un nome, scrivi le missioni fotografiche e imposta la lingua del muro.
2. Chiedi al locale chi collega lo schermo, dov’è il computer e se c’è una connessione affidabile.
3. Scegli un moderatore e un sostituto (vedi più avanti).
4. Avvisa i partecipanti prima del giorno X (vedi «diritto all’immagine»).
5. Prova il QR code con il tuo telefono, poi con quello di un collega.

• Lo schermo della sala è prenotato e qualcuno sa come collegarlo
• Il computer che mostra il muro ha una connessione affidabile (meglio via cavo)
• Il moderatore e il suo sostituto sanno usare la coda di approvazione
• Le missioni sono state rilette: professionali, divertenti, capaci di mescolare i reparti
• Il QR code è sui tavoli, all’accoglienza e sullo schermo
• I partecipanti sono stati avvisati dell’attività e di cosa ne sarà delle foto
• È stata fatta una prova completa sul posto: invio, approvazione, visualizzazione

Per posizionare il QR code e scegliere la sua dimensione, la guida QR code per condividere le foto di una festa descrive i posti migliori e gli errori da evitare.

L’immagine del brand

Su uno schermo aziendale l’aspetto conta: il muro si vede da lontano, dai tuoi team e a volte dai clienti o dai dirigenti.

• Dai all’evento il suo nome. «Convention commerciale 2026» si ritrova più facilmente di «Prova».
• Imposta l’aspetto: un colore d’accento, una coppia di font e uno stile di cornice. Il muro li adotta tutti e tre, e i telefoni dei partecipanti adottano il colore.
• Aggiungi il tuo logo e un messaggio di benvenuto. Compaiono nella pagina di benvenuto dei partecipanti, nella schermata di invio e sul muro finché è vuoto. Il logo (PNG, JPEG o WebP) non appare mai sulle foto stesse.
• Stampa materiali con i tuoi colori. Cartoncini da tavolo (A6) e locandine (A5 o A4) con il QR code, in nero o con i colori dell’evento, con il tuo logo al centro del QR code, se lo desideri. La stampa si fa dal browser.
• Scegli la disposizione in base alla sala: una foto alla volta per un palco, un mosaico per un atrio, una pellicola per una serata. Ce ne sono sette.
• Cura le missioni. Fanno parte dell’immagine dell’evento: verranno lette sullo schermo e sui telefoni.

Missioni che restano professionali

Una buona missione mescola i team e non rischia nulla sotto gli occhi della direzione:

• Un selfie con qualcuno di un altro reparto
• La foto di squadra più originale
• Un oggetto che rappresenta il tuo lavoro
• Il sorriso più bello della pausa
• Una foto con un relatore

La moderazione

Su uno schermo aziendale basta una sola foto sbagliata per farsi notare. Per questo, per impostazione predefinita, nulla compare senza la tua approvazione: ogni invio aspetta in una coda e tu lo pubblichi o lo rifiuti.

Chi modera?

Una persona dell’organizzazione, dedicata a questo compito durante l’evento, con un sostituto. Un invio che aspetta troppo a lungo è un partecipante che perde interesse. Da computer, la coda si gestisce con scorciatoie da tastiera e azioni di gruppo. Da telefono basta uno swipe: a destra per pubblicare, a sinistra per rifiutare. Il moderatore può quindi muoversi per la sala.

Stabilire le regole in anticipo

Metti d’accordo in anticipo il tuo team su cosa si rifiuta. Qualche esempio di criteri da trasmettere al moderatore:

• Una foto in cui qualcuno è a disagio o non si è accorto di essere fotografato
• Una foto che mostra un documento, uno schermo o una lavagna riservati (programmi, cifre, clienti)
• Una foto o una didascalia che potrebbe ferire o prendere in giro un collega
• Tutto ciò che non è di buon gusto per un evento professionale

Una foto già sullo schermo si può togliere in qualsiasi momento, se ci si accorge troppo tardi di un problema. E se un partecipante chiede che una foto sparisca, è possibile.

Il diritto all’immagine dei dipendenti

Una foto in cui si riconosce qualcuno è un dato personale e, in generale, la sua diffusione richiede il consenso della persona. Partecipare a una convention non equivale, da solo, ad accettare che la propria foto venga mostrata davanti a tutti. Qualche buona pratica:

• Avvisa prima. Nella convocazione o all’accoglienza: c’è un’attività fotografica, ecco a cosa serve, ecco chi approva, ecco come chiedere la rimozione di una foto.
• Non rendere nulla obbligatorio. Ognuno deve poter non partecipare e non essere fotografato senza averlo voluto.
• Di’ che fine fanno le foto. Per quanto tempo vengono conservate, chi vi ha accesso, se in seguito verrà condiviso un album.
• Prevedi un contatto. Una persona a cui rivolgersi per far togliere una foto, con una risposta rapida.
• Fai attenzione agli ospiti esterni: clienti, fornitori, relatori. Non hanno lo stesso legame con la tua azienda dei tuoi dipendenti.
• Sii prudente con i minori, per esempio in un evento con le famiglie.

Cosa fa EventSlide dal canto suo

• Prima della sua prima foto, ogni partecipante legge sul telefono cosa ne sarà: chi la vede, se viene controllata prima dello schermo, per quanto tempo viene conservata e come farla rimuovere. Questo avviso è scritto in base alle impostazioni del tuo evento.
• La posizione GPS e i dati del dispositivo vengono rimossi da ogni foto appena arriva.
• Di default, nulla viene mostrato senza la tua approvazione, e la conservazione è nelle tue mani: puoi programmare la cancellazione dell’album 7, 30, 90 o 365 giorni dopo la chiusura dell’evento.
• Le foto sono ospitate in Francia, da OVHcloud, senza pubblicità e senza rivendita.

Tutti i dettagli sono nell’informativa sulla privacy. Se il tuo reparto IT preferisce tenere le foto in casa, il software è libero: vedi installare EventSlide sul proprio server.

Lo schermo in sala

Dove e quale schermo

• Tienilo separato dallo schermo delle presentazioni. I partecipanti devono poter guardare il muro durante le pause senza disturbare una sessione.
• Mettilo dove si passa: vicino all’accoglienza, all’area caffè o all’uscita della sala, piuttosto che in un angolo.
• Chiedi chi collega lo schermo e provalo prima dell’arrivo del pubblico. Sala conferenze, atrio o palco: i collegamenti non sono gli stessi.
• Pensa alla distanza di lettura. Il muro mette in evidenza la foto, la didascalia e il nome di chi l’ha inviata: scegli una disposizione che si legga da lontano.

L’audio e la rete

• Se autorizzi i video (15 secondi al massimo), vengono riprodotti senza audio: la sala ha già la sua musica o i suoi relatori.
• Il Wi-Fi di un centro congressi è spesso saturo. Le foto inviate aspettano e ripartono da sole (i video, invece, hanno bisogno della rete), ma il computer che mostra il muro merita una connessione affidabile.
• Il QR code compare anche sul muro, integrato nella sua disposizione, nella dimensione che scegli: chi arriva in ritardo lo trova subito. Puoi anche nasconderlo dopo le prime foto sul muro, ma i ritardatari non lo avranno più.

Durante l’evento

• All’accoglienza, annuncia il muro in una frase: «Scansiona il QR code, invia una foto e dopo l’approvazione compare sullo schermo.»
• Lancia le missioni all’inizio di una pausa, non nel mezzo di una sessione.
• Lancia una sfida fotografica a tempo. L’organizzatore o un moderatore sceglie una delle tue missioni e la lancia per 1, 2, 5 o 10 minuti: un banner e un conto alla rovescia compaiono sul muro e su ogni telefono, poi, sul muro, il numero di foto pubblicate per la sfida. Le foto della sfida passano dalla stessa approvazione delle altre.
• Regola il muro senza lasciare la sala. Dopo aver effettuato l’accesso come proprietario dell’evento sul computer che mostra il muro, apri il pannello delle impostazioni (tasto R, o la barra discreta in basso sullo schermo): disposizione, ritmo, QR code, audio. Questo pannello è riservato al proprietario: un partecipante che apre l’indirizzo del muro non ne vede nulla, e un moderatore non vi ha accesso.
• Per una caccia al tesoro a squadre, chiedi a ogni gruppo di scrivere il proprio nome nella didascalia: vedi chi ha inviato cosa.
• Alla serata, cambia disposizione: il mosaico, il collage o la pellicola stanno bene alla cena di gala.

Dopo l’evento

Il giorno dopo, crea un album condiviso dalla pagina dell’evento e manda il link ai tuoi team, compresi quelli che non sono potuti venire.

• Piena risoluzione, senza i dati di posizione, con un download completo in ZIP.
• Una durata di apertura di 7, 30 o 90 giorni, con una password facoltativa: comoda per un evento interno. Puoi anche chiudere il link quando vuoi.
• Un solo link da rilanciare sull’intranet o in un messaggio al team.

Per il report e il riepilogo interni, la pagina dell’evento offre anche:

• Le statistiche dell’evento: invii nel tempo, partecipanti, reazioni, migliori contributori e, dopo l’evento, aperture del link dell’album. Le aperture del link vengono contate senza cookie né identificativo.
• I preferiti: metti da parte alcune foto, le scarichi in ZIP e ottieni un montaggio video (MP4) di questi preferiti, comodo per il saluto finale o per la newsletter interna.

1. Rileggi l’album prima di diffondere il link: ci sono solo le foto ancora visibili sul muro; una foto tolta dallo schermo non compare.
2. Esporta l’album se devi archiviarlo, prima dell’eventuale data di cancellazione.
3. Diffondi il link con un messaggio di ringraziamento e una foto preferita.
4. Elimina ciò che va eliminato alla data prevista e conferma la rimozione ai partecipanti che l’hanno chiesta.

Un’altra occasione in vista? La guida Photo wall per il matrimonio descrive lo stesso principio per i matrimoni, e la pagina Come funziona ne riassume i tre passaggi. Il mio servizio ospitato è gratuito, su invito: al momento non esiste un’offerta professionale con fattura né assistenza.